AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE), CLASSE 1 AUX RESSOURCES HUMAINES

Description du poste

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE), CLASSE 1 AUX RESSOURCES HUMAINES À DURÉE INDÉTERMINÉE

Sous l’autorité du conseiller des ressources humaines, la personne effectue des tâches administratives de nature complexe reliées aux ressources humaines. Elle offre un soutien administratif aux conseillers en ressources humaines et au besoin à la directrice. Elle participe à l’organisation d’activités reliées à la direction. Elle assure la réception téléphonique et l'accueil physique des personnes qui se présentent; elle dépouille le courrier et le transmet; elle rédige la correspondance de routine, transcrit des textes et documents et procède au classement. Dans ce domaine, la personne titulaire agit à titre d’aide-conseil et de soutien administratif auprès du service des ressources humaines. Elle devra aussi assister l’équipe de la liste de rappel pour les activités de la fin du quart de jour. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat. Elle effectue différents suivis administratifs reliés aux dossiers des employés. Dans un souci d'amélioration continue, elle collabore à l'évaluation et la mise en place d'outils de travail et à l'optimisation des processus administratifs, incluant la documentation de ceux-ci.

 

 


1.   Responsabilités principales

 

1.1  Tâches administratives aux ressources humaines

 

§  Fournit une assistance technique aux membres de l’équipe des ressources humaines;

§  Collige les informations apparaissant aux griefs et les inscrits dans les tableaux appropriés;

§  · Compile et met à jour les différents registres ayant trait aux ressources humaines ;

§  · Fait le suivi des demandes d’autorisations à l’Association des établissements privés et conventionnés ;

§  · Assure les entrées de données et la production des différents bilans et rapports statistiques ;

§  · Assume l’archivage et la consignation des différentes informations requises dans le traitement des dossiers ressources humaines ;

§  · Réalise et produit des graphiques et tableaux pour différentes formes de présentations ;

§  · Assure la disponibilité des ressources requises pour les préparations et tenue d’auditions des griefs;

§  · Sur autorisation de la direction, procède à l’ouverture et fermeture du dossier informatique de la personne salariée ;

§  · Assure l’exécution de toute tâche de secrétariat pour les besoins du service ;

§  · Exécute toute autre tâche connexe requise au bon fonctionnement du service ;

 

1.2  Collaboration et travail d’équipe

 

§  Répond aux demandes des conseillers en ressources humaines et de la directrice;

§  Participe au processus d’élaboration des politiques reliées aux ressources humaines avec les services concernés;

§  Participe aux réunions conjointes en ressources humaines et autres, selon le cas;


Exigences

  • Formation académique

    §  Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou une technique en bureautique.

    Expérience professionnelle

     

    §  Détenir deux (2) années d’expérience pertinente dont une (1) année dans des tâches de ressources humaines;

     

    Compétences techniques

     

    §  Maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint);

    §  Maîtriser le logiciel Internet Explorer et Lotus Notes;

    §  Connaissance de Logibec serait un atout.

    §  Connaître les règles de confidentialité et de conservation des documents;

    §  Maîtriser la langue française parlée et écrite;

     

    Profil de compétences recherchées

     

    §  Respect de la confidentialité, discrétion et entregent ;

    §  Capacité de synthèse, de gestion des priorités ;

    §  Capacité à gérer de nombreuses tâches à échéances multiples ;

    §  Capacité à gérer son stress ;

    §  Sens des responsabilités, assiduité et ponctualité ;

    §  Sens de l’organisation ;

    §  Habiletés à communiquer ;


Description de l'organisation

Le CHSLD Providence-Saint-Joseph offre, dans le cadre d'un "Milieu de vie", des soins et services à une clientèle en perte d'autonomie. Notre philosophie d'intervention vise à préserver un milieu de vie chaleureux et respectueux favorisant le maintien de la santé, de l'autonomie et de la qualité de vie. Une équipe engagée et dynamique composée de 120 employés, de personnel d'encadrement, de médecins et de bénévoles assume la qualité des services offerts.