AGENT((E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 2 - À LA LISTE DE RAPPEL

Description du poste

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 2 - À LA LISTE DE RAPPEL
Il s'agit d'un remplacement de 8/quinzaine de jour et de soir ainsi qu'une fin de semaine sur deuxLa personne devra être en mesure de travailler sur les deux quarts de travail.L'horaire de soir: 14h00 à 22h00L'horaire de fin de semaine: 6h00 à 14h00


Sous l’autorité de l’agente de gestion du personnel, la personne titulaire du poste effectue des activités à caractère administratif associées à la création des horaires et à la gestion des remplacements. Elle participe à la planification des besoins de personnel en recueillant et en compilant différentes données nécessaires à l’élaboration et à la mise à jour des horaires de travail. Elle répond également aux demandes d’information relatives aux horaires et maintien des communications régulières avec l’ensemble des gestionnaires, des directions et des employés.

  • Accueillir et orienter les personnes hébergées et les visiteurs.
  • Tenir à jour le registre des entrées et sorties des personnes hébergées, des bénévoles et des visiteurs, ainsi que des banques d’informations sous son contrôle.
  • Recevoir et transmettre le courrier, les colis, les messages et les appels téléphoniques aux personnes et aux services concernés, dans les meilleurs délais.
  • Donner des renseignements d’ordre général relevant de sa compétence.
  • Apporter tout changement à la grille horaire des rendez-vous et, si nécessaire, contacter les personnes et les services concernés.
  • Exécuter un travail général de bureau, selon les consignes reçues de son supérieur immédiat.
  • Exercer une vigilance soutenue de réactions à l’aide des dispositifs de surveillance mis à sa disposition.
  • Créer et valider les horaires.
  • Générer les horaires et s’assurer que les employés en soient informés dans les délais requis.
  • Combler les quarts de travail en respectant la disponibilité du personnel.
  • Recevoir les formulaires de demande d’échange de quart de travail, les formulaires de disponibilités, les inscriptions aux formations, les demandes de préférences de vacances et en assurer le suivi.
  • Assurer le suivi des postes temporairement dépourvus de leurs titulaires.
  • Aviser, verbalement, les employés visés par une assignation / supplantation.
  • Recevoir les rapports horaires quotidiens.
  • Recevoir du Service des ressources humaines les informations relatives aux absences de longue durée du personnel afin de procéder à la mise à jour de l’horaire.
  • Recevoir les nominations de poste et les requêtes de surcroît de travail.
  • Recevoir les demandes de libération syndicale.
  • Rédiger toute autre correspondance pertinente dans le cadre de ses fonctions et à la demande de son supérieur immédiat.
  • Élaborer des outils de cueillette de données et de modèles de formulaires pour faciliter les suivis dans certains dossiers.
  • Transmettre l’information requise en vue de résoudre des problématiques relevant de son secteur d’activité. Faciliter les suivis des gestionnaires et la prise de décisions en préparant de l’information relative aux demandes de remplacements, aux absences, aux refus, aux supplantations, aux assignations et aux fins d’assignations.
  • Répondre aux demandes d’information des gestionnaires en ce qui a trait aux horaires et aux remplacements.
  • Aviser son supérieur immédiat de toute situation pouvant occasionner des conflits de travail tels que des réclamations de quarts ou griefs ou bris de services.
  • Fournir un soutien administratif à l’agent de gestion du personnel.
  • Effectuer toute autre tâche connexe à son titre d’emploi à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, bureautique ou tout autre domaine connexe.
  • 1 à 3 années d’expérience en secrétariat général de bureau.
  • Connaissance du réseau de la santé ainsi que du logiciel Logibec.

Description de l'organisation

Le CHSLD Providence-Saint-Joseph offre, dans le cadre d'un "Milieu de vie", des soins et services à une clientèle en perte d'autonomie. Notre philosophie d'intervention vise à préserver un milieu de vie chaleureux et respectueux favorisant le maintien de la santé, de l'autonomie et de la qualité de vie. Une équipe engagée et dynamique composée de 120 employés, de personnel d'encadrement, de médecins et de bénévoles assume la qualité des services offerts.