ARCHIVISTE MÉDICAL ARCHIVISTE MÉDICALE -REMPLACEMENT TEMPS COMPLET

Description du poste

ARCHIVISTE - REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET AVEC POSSIBILITÉ DE PERMANENCE

Personne qui assume les responsabilités relatives à la gestion des dossiers, à la mise en code des éléments des dossiers, à l'analyse quantitative et qualitative des dossiers, à l'application de la politique de divulgation des informations inscrites au dossier; assume la recherche, collige, analyse et interprète les données statistiques. Elle collabore avec l'équipe professionnelle, à l'enseignement et à l'évaluation par critères objectifs des dossiers.

Elle connaît et respecte les politiques et procédures reliées à ses fonctions.

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service des archives et informations cliniques, la personne titulaire du poste d'archiviste médicale est appelée à réaliser les responsabilités énumérées ci-dessous pour le bénéfice des pavillons de l'institut Raymond Dewar et à collaborer étroitement avec le service des archives du centre de réadaptation Lucie-Bruneau. Elle répond à une clientèle desservie dans un établissement qui a pour mission la déficience physique. Elle est appelée à s'impliquer, dans les demandes en lien avec ses fonctions, dans le CIUSSS du Centre-Sud de Montréal.

SECTION 3. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Gestion du dossier médical

o Effectuer l'analyse quantitative, qualitative des dossiers des usagers inscrits;

o Effectuer la codification des dossiers selon la nomenclature CIM-10 et saisie ces données dans le système d'information pour les personnes ayant une déficience (SIPAD);

o Superviser le contrôle du parachèvement du dossier médical et fait en sorte que toutes les dispositions soient prises en conformité avec les délais prévus;

o Assurer le respect des lois concernant la divulgation d'information pour les dossiers usager. Tenir à jour le registre d'accès;

o Assurer l'accès aux dossiers aux personnes autorisées conformément aux lois, règlements et politiques sur la confidentialité et la circulation des dossiers;

o Sur réception d'un subpoena duces tecum, produire les dossiers médicaux exigés devant le tribunal et représenter l'établissement, lorsque nécessaire;

o Collaborer à des études et projets de recherche par la production de données pertinentes;

o Appliquer la politique de conservation et d'épuration des dossiers médicaux. Accompagner le personnel clérical dans les processus d'épuration. Tenir à jour le registre d'épuration des dossiers ;

o Tenir à jour l'inventaire des formulaires contenus aux dossiers de l'usager et coordonner les travaux liés aux demandes de création et modification des formulaires;

Volet B. Production de données statistiques et pilote de système

o Assumer la responsabilité de l'exploitation et de la validation des données recueillies dans les systèmes d'informations cliniques ;

o Élaborer, produire, valider, analyser et commenter différents rapports statistiques (Cognos et autres);

o Agir à titre de pilote de l'application SIPAD comprenant toutes les fonctions de pilotage déléguées et les suivis auprès du fournisseur informatique;

o Offrir le support applicatif et les formations ponctuelles ;

o Se tenir informé et inclure les mises à jour périodiques et annuelles des cadres normatifs dans son travail quotidien;

o Produire les rapports d'indicateurs de performances demandés;

Volet C. Autres

o Collaborer et participer à divers comités nécessitant son expertise ;

o Agir à titre de personne-ressource pour toute demande quant aux procédures en lien avec le dossier médical incluant les formations sur la confidentialité et la tenue de dossier;

o Contribuer aux activités liées à l'enseignement et au partage des connaissances en accueillant des stagiaires et en orientant des nouveaux employés;

o Rédiger, mettre à jour et assurer le respect des politiques et procédures relatives à la gestion des dossiers des usagers ;

o Effectuer les commandes de fournitures de bureau et toutes autres requêtes pour le service;

o Participer au développement des projets informatiques, administratifs et cliniques;

o Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat, incluant les remplacements requis en l'absence d'un membre du personnel de son secteur d'activités;

o Remplacer l'archiviste au centre de réadaptation Lucie Bruneau lorsque nécessaire.

SECTION 4. RESPONSABILITÉS COMMUNES OBLIGATOIRES (pour tous, ne pas modifier)

4.1. Prévention des infections

o Appliquer les mesures de prévention et de contrôle des infections.

4.2. Prévention de la violence en milieu de travail

o Signaler toute forme de conflit, de harcèlement ou de violence dont il est témoin ou que le titulaire subit.

4.3. Sécurité des usagers

o Contribuer aux activités continues de la qualité des soins et services et de la gestion des risques de la façon suivante :

o Participe à l'amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services;

o Contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaire par le respect et l'application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l'établissement;

o Déclare toute situation à risque (incident ou accident) ou toute situation de fraude et collabore à l'analyse de l'évènement et procède à la démarche de divulgation d'un accident survenu à un usager à la demande de son supérieur immédiat;

o Participe à l'identification et à l'application de solutions en vue d'éviter toute récurrence d'un évènement indésirable;

4.4. Sécurité au travail, mesures d'urgence et sécurité intérieure

o Participer activement à l'identification des dangers pour sa santé, sa sécurité et son intégrité physique, participe à la recherche de solutions et à leur mise en application.

o Appliquer le plan des mesures d'urgence et contribuer à faire de l'établissement un lieu sécuritaire à la fois pour les usagers et le personnel et à améliorer la résilience de l'établissement face aux situations d'urgence de la façon suivante :

o S'informe et participe à la formation offerte en mesure d'urgence et aux exercices de simulation.

o Applique le plan de mesures d'urgence et collabore la gestion de l'événement selon le protocole en vigueur.

o Déclare toute situation d'urgence (incident ou accident) à l'instance appropriée et déclare tout comportement suspect au Centre opérationnel de sécurité.

4.5. Soutien à l'actualisation de la mission universitaire

o Participe aux différentes activités d'enseignement, de formation, de recherche et d'évaluation de l'établissement.

o Assure la supervision d'étudiants et de stagiaires ; participe aux activités d'enseignement lorsque requis.

4.6. Éthique, confidentialité, protection de la vie privée et autres

o Respecte les politiques et procédures en vigueur de façon générale et non exhaustive, tel que : code vestimentaire, port de la carte d'identité, code d'éthique et/ou déontologique, confidentialité, etc.

o Informe rapidement son responsable de toute irrégularité qu'il rencontre.

4.7. Sécurité des actifs informationnels o Agis en respectant les principes de la politique de sécurité de l'information afin d'assurer la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité de l'information, quelle que soit sa forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

4.8. Qualité, performance et approche centrée sur les clients

o Agit conformément aux attitudes et comportements attendus en lien avec le modèle qualité performance du CIUSSS de façon à améliorer l'expérience usager.

Exigences

Formation académique exigée

* Dois détenir un diplôme de fin d'études collégiales en techniques d'archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un diplôme reconnu par l'association québécoise des archivistes médicales ou par le collège des archivistes médicaux du canada (association des archivistes médicales du canada).

Exigences :

5.2. Expérience de travail

Expérience 1 an à titre d'archiviste car elle œuvre seul au sein de ce service;

Expérience du réseau de la santé un atout;


5.3. Exigences physiques et environnementales

o Sortir, classer et espacer des dossiers médicaux en filières


5.4. Langues et logiciels utilisés de manière régulière

o Langues et niveau de maîtrise :

o Bonnes capacités communicationnelles écrites et verbales en français;

o Anglais fonctionnel ;

o LSQ niveau 3 (langue des signes québécoise), formations obligatoires et conditionnelles à l'embauche.

Logiciels et niveau de maîtrise :

Connaissance du système d'information Sipad, un atout;

Connaissance du générateur de rapports Cognos, un atout;

Connaissance des outils de bureautique intermédiaire (Word, Excel, etc.)

5.5. Compétences clés attendues

o Proactif et autonome;

o Orientation vers la clientèle;

o Analyse et résolution de problème;

o Collaboration et travail d'équipe;

o Souci de la qualité;

o Sens de l'organisation et des priorités;

o Adaptabilité;

o Communication interpersonnelle.

Description de l'organisation

Le personnel du CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal (CCSMTL) est réparti dans plus de 135 installations. Le CCSMTL se démarque par sa large gamme de services pour des clientèles variées avec des mandats locaux, régionaux et suprarégionaux. Il cumule plusieurs désignations et mandats universitaires en : jeunesse, dépendance, réadaptation, gériatrie, inégalités sociales, unité de médecine familiale, santé publique. Il contribue ainsi à la formation académique, au développement et au partage des savoirs scientifiques.