COORDONNATEUR POUR LE CENTRE DESJARDINS DE FORMATION AVANCÉE DE L'IR-CUSM / COORDINATOR WITH THE DESJARDINS CENTRE FOR ADVANCED TRAINING OF THE RI-MUHC

Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM / RESEARCH INSTITUTE OF THE MUHC

SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la supervision de la gestionnaire du Centre Desjardins de formation avancée (CDFA), le titulaire du poste fournit un soutien administratif pour le programme du CDFA et aide à la coordination et l’exécution d’activités et d’événements.
L’IR-CUSM rassemble près de 1200 étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche. Le CDFA offre des opportunités de préparation de carrière et d’acquisition de compétences (communications, leadership, gestion de projet, etc.) aux stagiaires faisant de la recherche à l’IR-CUSM (y compris les étudiants au premier cycle, les étudiants aux cycles supérieurs et les boursiers postdoctoraux) par l’entremise de brefs cours, ateliers, événements et programmes.

FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS :
Aide à l’organisation et la planification d’activités et d’événements;
• Aide le gestionnaire à faire certaines fonctions administratives;
• Fait le suivi de la présence des stagiaires aux événements;
• Crée les inscriptions en ligne pour les activités et événements et gère les listes de participants et les rappels;
• Participe à la coordination des événements menés par les stagiaires;
• Participe à l’orientation des nouveaux stagiaires à l’Institut de recherche;
• Aide à faire les rapports généraux;
• Rédige et traduit les lettres et les notes de service;
• Traite les paiements et les factures, prépare et fait le suivi des demandes de paiement, des demandes d’achat et des factures;
• Répond aux appels téléphoniques et les transfère, prend les messages et répond aux demandes générales;
• Réserve les salles de conférence;
• Organise et maintient un système de classement efficace;
• Commande et s’assure de l’inventaire des fournitures de bureau et de l’équipement;
• Aide le gestionnaire au développement et à la distribution de matériel promotionnel, y compris les affiches et les sites Web, ainsi que le développement de sites de promotion d’événements;
• Maintient une présence sur les réseaux sociaux pour le programme sur des plateformes comme Twitter, LinkedIn et Facebook;
• Exécute d’autres tâches à la demande du supérieur ou du délégué;
• Planifie et coordonne les visites des conférenciers; préparatifs de voyage et remboursements;
• Gère les listes et bases de données (pour les étudiants, diplômés, organismes variés, etc.).

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Statut: Temps plein, temporaire
Échelle de rémunération: 39 475,80 $ à 46 300,80$
Site de travail: 2155, rue Guy, 5e étage

N. B. : Dans le but d'alléger le texte, le genre masculin inclut le féminin.

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POSITION SUMMARY:
Under the supervision of the Manager of the Desjardins Centre for Advanced Training (D-CAT) the incumbent provides general administrative support for the D-CAT program and assists in the coordination of and execution of various activities and events.

The RI-MUHC is home to approximately 1200 graduate students and research trainees. D-CAT offers trainees performing their research at the RI-MUHC (including undergraduate, M.Sc. and Ph.D students, and postdoctoral fellows) opportunities for career preparation and skill acquisition (communication, leadership, project management etc) through short courses, workshops, events, and programs.
GENERAL DUTIES:
Work tasks and responsibilities

• Helps with the organization and planning of activities and events;
• Assists the Manager with administrative duties;
• Keeps track of trainee attendance at events;
• Creates online registration for activities and events, and manages registration lists and reminders;
• Participates to the coordination of trainee-led events;
• Participates to the orientation of new trainees of the research institute;
• Assists with the generation of reports;
• Composes and translates letters and memos;
• Processes payment of invoices. Prepares and follows-up on payment requests, purchase order requests, and invoices;
• Answers, screens and relays telephone calls, takes messages and responds to general inquiries;
• Books meeting rooms;
• Organizes and maintains an efficient and effective filing system;
• Ensures the ordering and/or maintenance of all office supplies and equipment;
• Assists the Manager with the development of and distribution of promotional material, including posters, websites, as well as enters event information onto event software
• Maintains a social media presence for the program on platforms such as Twitter, LinkedIn, Facebook.
• Performs other office duties as per the immediate superior’s request and/or delegate.
• Schedules and coordinates the visits of invited guests, including making travel arrangements and facilitating travel reimbursements.
• Manages lists and databases (for students, alumni, various organizations etc.)

WORKING CONDITIONS:

Status: Full-time, temporary
Pay Scale: $ 39,475.80 to $ 46,300.80
Work Site : 2155 Guy Street, 5th Floor

NOTE: The masculine gender has been used for brevity and includes the feminine gender.

Exigences

• Diplôme de secondaire 5 (D.E.S);
• Deux (2) ans d’expérience connexe; d’experience dans le domaine de science ou de recherche preferées;
• Français et anglais, parlé et écrit;
• Expérience avec les plateformes de réseaux sociaux (Twitter, Facebook, LinkedIn) et avec des logiciels de design graphique (Canva, Crello);
• Expérience en organisation de petits ou grands événements professionnels ou sociaux (particulièrement en coordination de logistique et de communications);
• Excellente connaissance des applications informatiques telles que Word, Excel, Access et PowerPoint;
• Excellentes compétences en travail d’équipe et compétences interpersonnelles;
• Excellentes habiletés en communication verbale et écrite;
• Expérience en éducation, science ou communications un atout.

LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL

L'Institut de recherche du CUSM encourage l'équité en matière d'emploi.

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• Secondary V Diploma (D.E.S.)
• Two (2) years of related experience; experience in a science or research environment preferred
• French and English - spoken and written;
• Experience using social media platforms (Twitter, Facebook, LinkedIn) and graphic design software (Canva, Crello);
• Experience organizing small or large professional or social events (particularly coordinating logistics and communication);
• Excellent knowledge of computer applications such as, Word, Excel, Access and PowerPoint;
• Excellent teamwork and interpersonal skills;
• Excellent oral, and written communication skills;
• Background in education, science, or communication is an asset

THIS IS NOT A HOSPITAL POSITION.

The Research Institute of the MUHC encourages equity in employment.

Description de l'organisation

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).