SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS - SERVICE DES CONTRATS - CROM - POSTE TEMPS COMPLET DE JOUR

Description du poste

Le CIUSSS de l'Ouest-de-l'île-de-Montréal (CIUSSSS ODIM) est présentement à la recherche d'un ou d'une spécialiste en procédés administratifs à temps complet pour son service de gestion
contractuelle.

NOMENCLATURE
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux
méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sous l'autorité du chef de service gestion des contrats, le titulaire du poste agit comme un des
acteurs principaux dans la gestion des contrats. Il supporte le service dans la gestion proactive des
contrats dans la totalité du territoire du CIUSSS ODIM. Il participe aux divers projets et se voit
donner des mandats liés à l'amélioration du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Le titulaire fournit un ensemble de services professionnels et spécialisés en acquisitions stratégique. Il participe activement, à l'élaboration de nouveaux contrats, à la planification des contrats de
renouvellement et de services corporatifs, il développe des stratégies afin d'assurer la réalisation desmandats qui lui sont confiés en terme d'économie, de développement d'appel d'offres,
de regroupement, d'analyse et d'administration. Il est responsable du suivi des contrats et du
contrôle des ententes conclues entre le CIUSSS ODIM et ses partenaires fournisseurs. Le titulaire
développe et propose des stratégies d'acquisitions. Il est responsable de l'implantation des
programmes d'achats et des procédés administratifs nécessaires à la mise en œuvre des stratégies
retenues au plan d'entreprise. Il entretient des relations d'affaires avec les Directions exécutives du
CIUSSS ODIM et ses composantes.

Le Spécisliste en procédés administratifs de contrats, par son rôle d'influence et de leadership,
s'assure de la transparence du processus. Plus particulièrement, il :
-Analyse et consolide les besoins et les objectifs avec les partenaires internes. Analyse les tendances du marché et détermine les fournisseurs potentiels;
-Élabore, planifie, organise et propose la stratégie d'acquisition des biens et des services au
meilleur coût pour le CIUSSS ODIM. Il coordonne des équipes multidisciplinaires et les processus
d'acquisitions en fonction des enveloppes budgétaires et des échéanciers. Il réalise des analyses
comparatives (« benchmarking »);
-Développe et élabore les appels d'offres, établit le montant monétaire des cautionnements,
détermine les garanties, analyse les soumissions, produit à l'instance approprié un rapport de
recommandation ainsi que la documentation nécessaire afin que l'instance approprié prend une
décision éclairée. Il veille à la bonne exécution des contrats, analyse les problèmes et initie les
correctifs, négocie avec les fournisseurs, rédige les avenants et contrôle les ententes entre les
partenaires;
-Pilote les comités d'évaluation d'appel d'offres et est responsable de la transparence du système
d'évaluation des soumissions en exerçant un contrôle sur le respect du processus
d'approvisionnement;
-Gère simultanément plusieurs projets qui requièrent d'agir rapidement en faisant preuve de
jugement et ce, en étant en contact avec des personnes clés dans le CIUSSS ODIM;
-Coordonne et développe des relations d'affaires entre les fournisseurs, les utilisateurs et les
demandeurs de biens et services;
-Exerce un rôle conseil auprès des partenaires internes;
-Exerce une autorité fonctionnelle pour les mandats qui lui sont confiés lui permettant de modifier
les méthodes de travail et les façons de faire;
-Développe une collaboration avec les directions exécutives et entretien des relations d'affaires avec les partenaires internes;
-Autorise la libération des cautionnements;
-Supervise et coordonne les activités liées à la gestion des contrats sous sa responsabilité;

Exigences

-Instaure, en coordination avec son supérieur, des nouveaux moyens de gestion des contrats pour
assurer le niveau de service requis auprès des clients;
-Uniformise les politiques, les procédures et les processus internes;
-Participe à l'élaboration et l'amélioration des systèmes informatiques, l'implantation des nouveaux
outils informatiques de son secteur et au contrôle et au suivi des résultats;
-S'assure d'une gestion des activités sous sa responsabilité du département tout en proposant des
améliorations;
-Développe des outils visant à accroitre l'efficacité du département;
-Effectue tous autres tâches connexes.

FORMATION ACADÉMIQUE
-Détenir un diplôme universitaire terminal de 1er cycle en sciences administratives, en gestion des
opérations ou toute autre discipline pertinente, reconnue par le Ministère de l'Éducation de
l'Enseignement supérieur et recherche du Québec (MEES);
-Une formation de 2e cycle dans une discipline pertinente sera considérée comme un atout.

EXPÉRIENCE
-Trois (3) années d'expérience dans des fonctions similaires, notamment en analyse et optimisation des processus;
-Une expérience en gestion des contrats dans un établissement de santé sera considérée comme un atout important.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
-Travail d'équipe, capacité interpersonnelle, capacité à planifier, favoriser l'innovation et le
changement, leadership, capacité à négocier, orientation client, respect, rigueur;
-Maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
-Maîtrise d'un système gestion de ressources matérielles tel que Logibec Espresso GRF/GRM un
atout important;
-Maîtrise de Microsoft Access et Microsoft Visio un atout;
-Disponibilité de se déplacer régulièrement aux divers centres d'inventaire de l'organisme pour
répondre aux demandes du poste;
-Agir avec jugement et tact dans ses contacts avec les intervenants internes et externes;
-Aptitudes marquées en organisation et gestion de priorités avec la capacité de mener
simultanément et efficacement plusieurs dossiers et faire face à des échéanciers souvent serrés;
-Privilégier une philosophie de service axée sur le client;- Esprit d'analyse et de synthèse;
-Autonomie et initiative;
-Grand professionnalisme, respect de la confidentialité et éthique professionnelle exemplaire;
- Doit pouvoir communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
-Les candidats seront soumis à un processus de sélection.

Description de l'organisation

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal est issu du regroupement des centres de santé et de services sociaux (CSSS) de l'Ouest-de-l'Île et de Dorval-Lachine-LaSalle, du Centre hospitalier de St. Mary, de l'Institut universitaire en santé mentale Douglas, du Centre de réadaptation de l'Ouest de Montréal, du Centre de soins prolongés Grace Dart, des Centres de la jeunesse et de la famille Batshaw et de l'Hôpital Sainte-Anne.