TECHNICIEN(NE) EN ADMININISTRATION - GESTION DOCUMENTAIRE ADMINISTRATIVE ET ASSURANCES

Description du poste

Technicien(ne) en admininistration - Gestion documentaire administrative et assurances - Remplacement temps complet

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l'analyse de données. Ce titre d'emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. Doit détenir, selon le champ d'activités requis, un diplôme de fin d'études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisirs et du Sport. Cet emploi comprend également les personnes qui, suite à une expérience pertinente, détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.Sous l'autorité du chef de service de la gestion documentaire administrative et des assurances, la personne titulaire du poste soutien la réalisation des activités des mandats sous sa responsabilité de son supérieur. Elle fournit les méthodes, outils et conseils nécessaires dans le cadre de ses fonctions, révise les documents afin d'assurer leur uniformité selon les critères des cadres normatifs, des processus en vigueur et du Programmes d'identification visuelle (PIV) et les normes graphiques en vigueur ainsi que toutes autres tâches administratives qui lui sont confiées.

DÉTAIL DES FONCTIONS

Responsabilités générales
-À la Direction adjointe communications et affaires juridiques la personne titulaire du poste est responsable de la réalisation de diverses activités rattachées aux mandats régionaux et provinciaux, soit à la mise à jour en continu des sites de recrutement régional et interrégional du Site Emplois Santé Montréal, à HSPnet et au Répertoire des ressources du RSSS.
-Agit à titre de personne-ressource auprès des directions et du personnel administratif de l'établissement, les guide et les conseille sur les processus relatifs aux mandats sous la coordination du chef de service.
-Réalise les activités requises liées à la mise en place de processus harmonisés.
-Applique les normes et règlements applicables au champ d'expertise.
-Assure le suivi des activités découlant des tâches qui lui sont confiés ainsi que la mesure des activités réalisées.
-Contribue aux activités de consultation requises internes et externes pertinentes dans le cadre des activités du service.
-Sensibilise et offre de la formation au personnel administratif en lien les mandats de l'équipe.
-Assume tout autre mandat qui pourrait lui être confié par son supérieur hiérarchique.
-Soutien l'équipe pour la réalisation de toutes autres tâches administratives.

Responsabilités spécifiques
-Valider, corriger et assurer la mise en ligne des offres d'emplois sur la plateforme interrégionale.
-Répondre quotidiennement aux demandes des établissements concernant les affichages.
-Assurer le soutien technique aux agents de personnel des établissements lors de difficultés dans la mise en ligne des offres d'emplois.
-Assurer le soutien technique aux candidats ayant des difficultés à déposer leur profil en ligne pour l'interrégional.
-Participer à l'amélioration continue du système en collaboration avec le comité des utilisateurs et l'équipe web.
-Assurer le suivi budgétaire du dossier de recrutement.
-Assurer le suivi de la facturation et la saisie de données pour le site HSP net (stages de formation).
-Communiquer avec les répondants des établissements lorsque requis.
-Soutenir la mise à jour des informations diffusée sur le répertoire des ressources du réseau de la santé et des services sociaux.
-Assurer le suivi du niveau d'atteinte de la cible ministérielle régionale prévue pour le RRSS.
-Valider, corriger et assurer la mise en ligne des informations concernant les ressources sur la plateforme régionale par le biais des technologies disponibles.
-Répondre quotidiennement aux demandes des établissements concernant les affichages des informations sur les ressources.
-Soutenir les personnes ressources nommés à titre de responsables des établissements partenaires et assurer une communication continue avec eux.
-Coordonner les activités du comité de concertation (deux fois l'an).
-Contribuer à l'identification des enjeux et défis reliés à la mise à jour par les établissements du réseau montréalais dans une approche d'amélioration continue.
-Produire les statistiques périodiques.
-Toutes autres tâches administratives confiées.

Lieu de travail: 950 Rue de Louvain Est

Exigences

Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives pertinent à la fonction* ou un DEC et un certificat ou DEC et baccalauréat pertinent à la fonction ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction;

Doit réussir les tests suivants:
Test de secteur;
Français de niveau 1;
Word de niveau 1;
Excel de niveau 1.

Description de l'organisation

Le personnel du CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal (CCSMTL) est réparti dans plus de 135 installations. Le CCSMTL se démarque par sa large gamme de services pour des clientèles variées avec des mandats locaux, régionaux et suprarégionaux. Il cumule plusieurs désignations et mandats universitaires en : jeunesse, dépendance, réadaptation, gériatrie, inégalités sociales, unité de médecine familiale, santé publique. Il contribue ainsi à la formation académique, au développement et au partage des savoirs scientifiques.