AGENT ADMINISTRATIF, CLASSE 2 – SECTEUR SECRÉTARIAT - QUALITÉ, ÉVALUATION, PERFORMANCE ET ÉTHIQUE

Description du poste

Sommaire de la fonction
Le titulaire de ce poste est sous l'autorité du chef de service qualité. L'agent administratif assure la liaison entre son supérieur et tous les membres du service (équipes qualité et certification). Elle coordonne les activités de secrétariat et effectue celles relatives au soutien administratif et clérical de son supérieur et des professionnels du service. Elle assiste à des comités de travail à la demande du responsable et en assure le suivi. Elle peut être appelée à offrir du soutien de secrétariat lors de périodes intensives tant pour l'équipe qualité que pour l'équipe de certification.


Responsabilités spécifiques
1. Assiste le chef de service et les équipes de travail dans des fonctions administratives
2. Voit à la logistique des rencontres de l'équipe avec les partenaires internes et externes. Fait les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
3. Assiste aux réunions, effectue la prise de notes et rédige les procès-verbaux ou comptes rendus, lorsque requis et fait le suivi des tâches découlant de ces rencontres.
4. Rédige les diverses correspondances, réalise les photocopies et télécopies ainsi que les envois internes et externes nécessaires
5. Reçoit et assure le suivi des communications téléphoniques, écrites ou électroniques du chef de service et en assure la distribution
6. Assure la gestion quotidienne du courrier, le dépouille et le trie en fonction des priorités. Assure les suivis ponctuels lorsque requis, effectue les photocopies à transmettre pour information ou autres directives.
7. Répond aux demandes d'information courantes et recherche au besoin les renseignements nécessaires.
8. Prépare des lettres, rapports, tableaux, présentation PowerPoint et autres documents demandés par les professionnels de son service en fait la correction et vérifie la mise en page des documents.
9. Assure le classement et la tenue des documents et des dossiers du chef de service et de l'équipe à l'aide du système de classement en place.
10. Prépare les demandes de fournitures de bureau ou autre équipement requis et en assure l'approvisionnement.
11. Sur demande du chef de service, peut assurer le secrétariat pour les autres équipes de la direction.


Exigences

Exigences
• Détient un diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou une formation particulière portant sur les méthodes de travail de bureau.
• Démontre une capacité à utiliser couramment les outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint, Lotus Notes (courrier électronique) et Internet et a un intérêt particulier pour l'apprentissage des outils de bureautiques utilisés par le bureau. (Réussite des tests à cet effet)
• A une bonne connaissance du français tant à l'oral qu'à l'écrit
• Démontre des habiletés dans la rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux.
• Démontre des habiletés dans les relations interpersonnelles et dans le travail d'équipe.
• Fait preuve d'un sens de l'organisation et d'une certaine autonomie.


Description de l'organisation

Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal regroupe les 11 établissements suivants: l'Agence de la Santé et des services sociaux de Montréal, le Centre de santé et de services sociaux Jeanne-Mance, le Centre de santé et de services sociaux du Sud-Ouest-Verdun, la Corporation du Centre de réadaptation Lucie-Bruneau, l'Institut Raymond-Dewar, l'Institut universitaire de gériatrie de Montréal, le Centre de réadaptation en dépendance de Montréal, l'Institut de réadaptation Gingras-Lindsay-de-Montréal, le Centre Jeunesse de Montréal, le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Montréal et l'Hôpital chinois de Montréal. Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal emploie 14 343 personnes, soit près de 25 % de l'ensemble des effectifs des CIUSSS montréalais.