TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION (PROFIL ADJOINT(E) À LA DIRECTION)

Description du poste

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

La personne titulaire du poste planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction et veille au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de la Direction de la qualité, de l’évaluation, de la performance et de l’éthique (DQEPE). Elle lui apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction, y compris le soutien aux activités du comité de la vigilance et de la qualité. En tant que principale collaboratrice de la directrice, elle assure une image de marque de la direction dans les relations avec les partenaires internes et externes, s’assure de la qualité des documents émanant de la direction, met en application une approche axée sur le service à la clientèle et projette les valeurs de l’organisation. Elle coordonne les activités de bureau de la DQEPE.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Soutien aux activités professionnelles de la directrice de la qualité, de l’évaluation, de la performance et de l’éthique:

  • Gère l’agenda et place les appels de la directrice;
  • Assure la liaison avec les représentants des autres directions du CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal;
  • Assure la liaison avec les représentants du tout autre organisme externe;
  • Assure la réponse téléphonique, dirige les appels et assure le suivi nécessaire;
  • Assure le soutien à  l’élaboration de la documentation nécessaire au suivi de gestion de la direction;
  • Fait le suivi des différentes demandes adressées à la directrice;
  • Reçoit et distribue le courrier postal et électronique et autres documents et coordonne la circulation des renseignements à l’interne avec d’autres services et organismes et assure le suivi avec la directrice;
  • Rédige la correspondance et les documents nécessaires au suivi des dossiers de la directrice;
  • Assure le suivi des communications internes et externes de sa direction.

Soutien au comité de vigilance et de la qualité et aux comités désignés par la directrice (comité de coordination, comité de gestion, etc.) :

  • Prépare la documentation, organise et assiste aux rencontres;
  • Planifie le calendrier des rencontres et réserve les salles de réunion;
  • Rédige le procès-verbal ou compte rendu des réunions;
  • Prépare la correspondance pour le suivi des réunions.

 

Exigences

  • Diplôme de fin d'études collégiales avec spécialisation en bureautique, en administration ou dans une discipline pertinente à la fonction;
  • Deux (2) années d’expérience dans un poste comportant des responsabilités et fonctions similaires;
  • Maîtrise du français parlé et écrit;
  • Maîtrise d’une technique de prise de notes;
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office : Word – Excel – PowerPoint – Publisher;

Des tests seront effectués


 

Aptitudes requises

  • Orientation vers les partenaires;
  • Orientation vers l’amélioration continue;
  • Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation;
  • Communication;
  • Excellente aptitude en relations interpersonnelles (patience et tact);
  • Capacité d’anticipation des besoins et sens de l’initiative;
  • Bonne gestion du stress et capacité de gérer les imprévus et les échéanciers serrés;
  • Capacité de gérer les priorités et efficacité dans l’organisation du travail.
Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.


Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

 

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.   

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.   

 

 

Description de l'organisation

Le CIUSSS de l'Est-de l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.