TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE) Direction des Ressources Financières

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Établissement :
Numéro du poste :
J0221-1435
Titre d'emploi du poste :
TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE) Direction des Ressources Financières
Date d'affichage début :
Le 3 mai 2021
Date de fin d'affichage :
Le 31 mai 2021
Catégorie d'emploi :
Administration, gestion des ressources humaines et finances
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps plein temporaire
Niveau de scolarité :
DEC
Salaire :
22.23 $ - 29.05 $ Au deux semaines
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Montréal

Description de l’établissement

Le Centre hospitalier de l'Université de Montréal est un hôpital innovant au service des patients. Il offre les meilleurs soins, spécialisés et surspécialisés, aux patients et à toute la population québécoise. Grâce à ses expertises uniques et ses innovations, il améliore la santé de la population adulte et vieillissante. Hôpital universitaire affilié à l’Université de Montréal, le CHUM a une vocation de soins, de recherche, d’enseignement, de promotion de la santé ainsi que d'évaluation des technologies et des modes d'intervention en santé.

Description du poste

Sous l’autorité du directeur adjoint des ressources financières, le titulaire de ce poste assume les travaux de secrétariat du directeur ainsi que des tâches administratives pour la direction. La titulaire du poste effectue également diverses tâches de secrétariat et d’administration pour le directeur adjoint du budget et de la performance économique, l’adjointe du directeur général adjoint, le coordonnateur financier et, à l’occasion, pour les autres cadres et professionnels des directions (DRF et DBPE).


PRINCIPALES RESPONSABILITÉS


* Agit comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en s’assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
* Gère la correspondance, prépare des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assure le suivi auprès des différentes ressources de sa direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
* Assiste aux réunions ciblées par son supérieur, fait la prise de notes directement sur un portable, rédige les comptes rendus et effectue les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
* Peut rédiger un compte rendu à partir d’enregistrements ou de notes prises par un gestionnaire ou son supérieur;
* Élabore des tableaux pour suivis, des graphiques et des présentations ou tout document administratif, à la demande de son supérieur;
* Organise des visioconférences et assure l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
* Assure la gestion de l’agenda des 2 directeurs adjoint (DRF et DBPE) et à l'occasion, des autres gestionnaires de ces directions, et planifie les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres.

Détenir un diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en en techniques administratives d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation.

-Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un emploi similaire ou comparable au sein d’une équipe de direction dans une organisation d’envergure;
-Connaissance du réseau de la santé, un atout.
-Maîtriser la suite Office et Lotus Notes (logiciels Word et Excel niveau intermédiaire, Outlook et Powerpoint);
-Démontrer des habiletés supérieures pour la rédaction, maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et celle de l’anglais (niveau intermédiaire);
-Habileté à travailler avec Internet.


QUALITÉS PERSONNELLES

-Discrétion, autonomie, bon jugement et diplomatie.
-Capacité de travailler sous pression.
-Dynamisme et esprit de coopération pour répondre aux différentes demandes des cadres.
-Capacité de travailler sans supervision.
-Avoir le sens de l’organisation.
-Doit démontrer de la précision et de la rigueur dans le traitement de ses tâches.
-Capacité de répondre à de multiples demandes en établissant les priorités avec les cadres et professionnels.
-Être proactive dans l’exercice de ses fonctions.
-Flexibilité quant aux horaires de travail

Les candidats inscrits seront soumis à un processus de sélection.

Exigences requises

Détenir un diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en en techniques administratives d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation.

-Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un emploi similaire ou comparable au sein d’une équipe de direction dans une organisation d’envergure;
-Connaissance du réseau de la santé, un atout.
-Maîtriser la suite Office et Lotus Notes (logiciels Word et Excel niveau intermédiaire, Outlook et Powerpoint);
-Démontrer des habiletés supérieures pour la rédaction, maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et celle de l’anglais (niveau intermédiaire);
-Habileté à travailler avec Internet.

QUALITÉS PERSONNELLES
-Discrétion, autonomie, bon jugement et diplomatie.
-Capacité de travailler sous pression.
-Dynamisme et esprit de coopération pour répondre aux différentes demandes des cadres.
-Capacité de travailler sans supervision.
-Avoir le sens de l’organisation.
-Doit démontrer de la précision et de la rigueur dans le traitement de ses tâches.
-Capacité de répondre à de multiples demandes en établissant les priorités avec les cadres et professionnels.
-Être proactive dans l’exercice de ses fonctions.
-Flexibilité quant aux horaires de travail

Les candidats inscrits seront soumis à un processus de sélection.

Information additionnelle

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour un test ou une entrevue.

Le CHUM applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les autochtones, les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion : www.midi.gouv.qc.ca.

Il est "essentiel" de joindre votre CV au présent formulaire pour que votre candidature soit considérée.