Spécialiste en procédés administratifs - Clinique externe - Ophtalmologie-2100000012

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Numéro du poste :
J0121-0651
Titre d'emploi du poste :
Spécialiste en procédés administratifs - Clinique externe - Ophtalmologie-2100000012
Lieu de travail :
Hôpital Maisonneuve-Rosemont, 5415, boulevard de l'Assomption, QC, H1T2M4, CA
Date d'affichage début :
Le 12 janvier 2021
Date de fin d'affichage :
Le 26 janvier 2021
Catégorie d'emploi :
Administration, gestion des ressources humaines et finances
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps complet
Niveau de scolarité :
Baccalauréat
Salaire :
23.63 $ - 43.63 $ Horaire
Quart :
Emploi de jour
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Montréal

Description de l’établissement

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint-Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de-l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

Description du poste

Sous la responsabilité du coordonnateur du programme d’ophtalmologie, le titulaire du poste participe à l’ensemble du travail administratif relié au soutien des ressources administratives en conformité avec les normes et pratiques de l’organisation ainsi que des règles des conventions collectives. Il veille à l’organisation du travail dans des secteurs tels que l’octroi des rendez-vous, de l’accueil de la clientèle, de la téléphonie, du secrétariat médical et archives du programme d’ophtalmologie. Il assume et développe un rôle de conseiller et de super utilisateur pour l’utilisation optimale des systèmes en lien avec la gestion des rendez-vous. Il collabore à l’identification des problématiques, à la recherche de solutions et au choix des méthodes ou techniques afin de résoudre les problématiques selon les normes de qualité.

Il agit à titre de premier répondant pour les agents administratifs, soutenu par différent chefs d’équipe, il travaille en étroite collaboration avec l’assistante infirmière chef de la clinique et du volet chirurgical du programme d’ophtalmologie. Il voit à l’élaboration, la production et au traitement de tous les documents et rapports requis à l’organisation logistique des activités du secteur. Au besoin, il exécute les tâches cléricales et de soutien administratif requis. Le titulaire collaborera à l’implantation d’un dossier patient électronique, l’optimisation des outils informatiques actuellement utilisés (tel que Opéra et eClinibase).

DESCRIPTION DÉTAILLÉE:

Soutien aux activités quotidiennes des secteurs Soutien la programmation des cliniques en harmonie avec l’offre disponible :

· S’assure du respect quotidien des quotas du nombre de patients pour chaque clinique,
· Identifie, investigue et propose des avenues de résolutions pour tout écart à la programmation et/ou aux procédures en vigueur,
· Voit à la gestion quotidienne de l'équipe administrative (présences quotidiennes, voir à l'établissement de relations harmonieuses entre les pairs, du climat/ambiance de travail),
· Assure une gestion efficiente des rendez-vous aux usagers et des listes d’attente par médecin ·Coordonne les activités de prise de rendez-vous
. Au besoin, des pistes de solution sont soumises au chef d’unité,
· Révise les processus de façon critique et objective,
· Développe les outils et les méthodes de travail afin d’améliorer la productivité et la qualité des services,
· Développe, rédige et tient à jour les procédures d’utilisation des systèmes de gestion de l’accueil, des rendez-vous et de la téléphonie,
· Collabore à la création de politiques et procédures, les introduit et s’assure de leur respect,
· Participe activement à l’implantation de nouvelles applications informatiques ou de téléphonie en mesurant les impacts sur chacun des secteurs sous sa responsabilité.

Soutien à la gestion budgétaire du programme

· Soutient les gestionnaires au suivi budgétaire,
· Collabore à l’analyse budgétaire périodique d’explication des écarts,
· Complète les statistiques périodiques et les achemine au coordonnateur du programme,
· Accomplit toute autre tâche connexe à la demande du coordonnateur du programme,

Tiens à jour la liste d’attente

· Révision des processus de gestion de la liste d’attente, les outils de suivis et la planification des cliniques,
· Élabore des tableaux de bord de gestion et assure le suivi d’indicateurs qualitatifs ou/et quantitatifs,
· Prestation sécuritaire des soins et services,
· Déclare tout incident et accident sur le formulaire AH-223,
· Assure et encourage la sécurité des usagers auprès du personnel, quelle que soit sa fonction et l'endroit (prévention des infections, des chutes).

Exigences requises

Formation académique / Expérience / Connaissances

· Diplôme d’études universitaires de trois ans en sciences de l’administration ou dans une autre discipline universitaire appropriée,
· Expérience pertinente en centre d’appels, de rendez-vous ou en clinique externe,
· Expérience récente en gestion de personnel,
· Maîtrise les logiciels informatiques courants : Word, Excel, PPoint,
· Maîtrise les logiciels de rendez-vous, eClinibase et Clinibase-CI (Logibec), Opera, Oacis, SIMASS

Connaissances Atout

· Connaissance d’un programme d’assurance de qualité,
· Expérience en gestion de projet,
· Optimisation des processus,

Aptitudes

· Posséder un grand sens des responsabilités, une excellente organisation du travail,
· L’intérêt à développer ses connaissances et compétences dans les systèmes d’informations du secteur,
· Autonomie et capacité de travail d’équipe,
· Rigueur et discrétion,
· Capacité à gérer les priorités, les situations d’urgence et de gestion de personnel,
· Possède de bonnes habiletés relationnelles (leadership, respect, tact),
· Sens de l’éthique et professionnalisme,
· Avoir le souci du service à la clientèle et une grande diplomatie.

Information additionnelle

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'accès à l'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.