Agent(e) administratif(ve) classe 1 - secrétariat-2000000811

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Numéro du poste :
J0121-0896
Titre d'emploi du poste :
Agent(e) administratif(ve) classe 1 - secrétariat-2000000811
Lieu de travail :
Hôpital Maisonneuve-Rosemont, 5415, boulevard de l'Assomption, QC, H1T2M4, CA
Date d'affichage début :
Le 7 avril 2021
Date de fin d'affichage :
Le 21 avril 2021
Catégorie d'emploi :
Administration, gestion des ressources humaines et finances
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps complet
Niveau de scolarité :
DEP
Salaire :
21.26 $ - 24.94 $ Horaire
Quart :
Emploi de jour
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Montréal

Description de l’établissement

Le CIUSSS de l'Est-de l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

Site web de l’établissement : http://ciusss-estmtl.gouv.qc.ca

Description du poste

L'équipe de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services est présentement à la recherche d'un(e) Agent(e) administratif(ve) classe 1.

Sommaire des fonctions pour l’agente 1

Personne effectue toutes les activités relatives au soutien administratif et de secrétariat de son secteur en collaboration avec la technicienne en administration, tels que: gestion d'agenda, du courrier, communications téléphoniques avec les directions ainsi que la population.

La personne est aussi en mesure de voir à l’organisation interne, des accès ou demandes en liens avec les besoins du services. Ainsi qu’a la logistique de rencontres et d'évènements.

Elle effectue la rédaction de comptes rendus, mémos, ou de la correspondance selon les normes en vigueur.

Elle assure la gestion d’envois massifs, mise à jour et création de listes diverses, mise en page de divers documents, tenue de dossiers administratifs, classification et archivage de dossiers ainsi qu‘effectuer des rapports en lien avec les statistiques au bureau du commissaire.

Fonctions spécifiques:

Relève du commissaire et au besoin soutien les commissaires adjoints dans le traitement des plaintes et des enquêtes: échange avec les usagers, recherche documentaire, suivis des délais légaux pour rendre les décisions du commissaire, suivis des mesures et recommandations faites à l’endroit des diverses instances de l’établissement et des résidences privées pour aînés de notre territoire,
Soutien la technicienne au besoin pour l’organisation du service notamment,

- Prépare, l’ordre du jour et avis de convocation, rassemble et achemine la documentation des réunions ;
- Participe aux comités à titre de secrétaire, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions ;
- Procède à l’extraction de données du logiciel des plaintes.

Exigences requises

- DEP en secrétariat ;
- Détenir minimalement deux (2) ans d'expérience de travail récente dans un emploi de secrétariat ;
- Très bonne connaissance de Word, Excel et Power point ;
- Maîtrise du français parlé et écrit ;
- Bonne maitrise de l'anglais ;
- Habiletés de rédaction ;
- 40 mots/min.

Profil recherché

- Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation ;
- Aptitude à communiquer ;
- Autonomie à effectuer ses tâches et esprit d’initiative ;
- Capacité d’utiliser les applications de type Teams ;
- Capacité à utiliser les outils informatiques et intérêt à développer ses connaissances ;
- Habiletés dans la gestion des priorités et l'organisation du travail ;
- Capacité et aisance à composer avec l'imprévu ;
- Rigueur, jugement, discrétion et intégrité ;
- Bonne capacité à travailler en équipe ;
- Souci de la qualité et du service à la clientèle.

Information additionnelle

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'accès à l'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.