Coordonnateur(trice) administratif(ve) Département de médecine et Institut Lady Davis

Interface de l’imprimante
Numéro du poste :
J0920-0792
Titre d'emploi du poste :
Coordonnateur(trice) administratif(ve) Département de médecine et Institut Lady Davis
Date d'affichage début :
Le 15 septembre 2020
Date de fin d'affichage :
Le 29 septembre 2020
Catégorie d'emploi :
Administration, gestion des ressources humaines et finances
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps plein temporaire
Niveau de scolarité :
DEC
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Côte-des-Neiges-Notre-Dame-de-Grâce

Description du poste

RESPONSABILITÉ: Technicien(ne) en administration pour Dre Susan Kahn, Directrice, Centre d'excellence en thrombose et anticoagulation (CETAC), Département de médecine (B.304)

NATURE DE LA FONCTION: Ce travail englobe une gamme de tâches administratives selon des méthodes établies et des procédures complexes que le titulaire modifiera au besoin. Ces procédures, dont beaucoup sont de nature confidentielle, comprennent les tâches administratives/de secrétariat, le travail de bureau informatisé, l'ouverture et la gestion de dossiers et/ou le traitement de données nécessitant des connaissances spécifiques, la gestion du personnel, la gestion financière et de tâches administratives complexes en compilant et en analysant des données. La personne est responsable du fonctionnement administratif du CETAC, et en supervise les relations internes et externes.


PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:

* Coordonne les rapports, les réunions et les activités du CETAC
* Effectue la planification, l'organisation et la communication des réunions du CETAC, participe et rédige les procès-verbaux
* Organise les conférences hebdomadaires sur la thrombose et les réunions de travail mensuelles
* Prépare le calendrier d'appel biannuel des médecins pour les consultations sur la thrombose
* Recrute les résidents pour les rotations facultatives sur la thrombose, communique avec eux, prépare leurs trousses de bienvenue, prépare leur horaire sur ‘appel’ et envoie leurs évaluations à remplir au personnel
* Assure la liaison avec le Centre d'épidémiologie de l’Institut Lady Davis et l'Université McGill lors de l'inscription des nouveaux étudiants, boursiers et post-docs
* Assure la liaison avec les compagnies pharmaceutiques
* Contribue au suivi du budget CETAC
* Développe et maintient les systèmes informatisés (bases de données, feuilles de calcul) pour les dossiers administratifs
* Gère le site web du CETAC (télécharge les mises à jour; édite / modifie le contenu existant; etc.)
* Prépare et soumet les bons de commande et les notes de frais, et assure le suivi des comptes débiteurs, des dépôts
* Organise les activités des fêtes de décembre, les dîners d'équipe occasionnels au restaurant
* Aide à organiser les activités du Mois de la sensibilisation aux thromboses veineuses profondes en mars et de la Journée mondiale de la thrombose
* Aide à l’organisation de voyages pour Dr Kahn
* Planifie et accueille les divers visiteurs au CETAC (membres de la faculté, étudiants, représentants pharmaceutiques)
* Rédige diverses correspondances relatives au CETAC
* Collecte et trie quotidiennement le courrier CETAC
* Accomplit d'autres tâches et responsabilités tel que requis par CETAC
* Assure et maintient strictement la sécurité du patient, la protection de la vie privée et la confidentialité


QUALIFICATIONS ET EXIGENCES D'EMPLOI:


* Compétences générales: Les qualifications du titulaire comprennent un degré élevé de professionnalisme, de discrétion, d'autonomie (travailler de façon indépendante), de proactivité et de bonnes compétences organisationnelles, de communication, de service à la clientèle, de gestion du temps, de multitâches et de relations interpersonnelles. Excellente étiquette dans les courriels et au téléphone. Doit posséder un sens aigu des responsabilités et la capacité de prendre des décisions de manière indépendante et de gérer un environnement de travail chargé.

A. Académique et professionnel


* D.E.C


B. Connaissance et expérience:

* Expérience en milieu hospitalier (idéalement à l'HGJ) d’au moins 1 à 3 ans

C. Compétences:

* Bilingue
* Compétences informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet, sondages Doodle)
* Capacité de coordonner plusieurs enjeux simultanément

D. Statut de l'emploi:

* Temporaire à temps plein (35 heures par semaine)

Les candidats qualifiés qui souhaitent poser leur candidature doivent soumettre leur CV et une lettre de motivation avant le 29 septembre 2020 au Dre Susan Kahn à l'adresse courriel suivante: susan.kahn@mcgill.ca

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés


#LI-VC1