AA1- Agent (e) administratif (ive) - Secteur ressources humaines

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Établissement :
Numéro du poste :
J0922-1730
Titre d'emploi du poste :
AA1- Agent (e) administratif (ive) - Secteur ressources humaines
Date d'affichage début :
Le 22 septembre 2022
Date de fin d'affichage :
Le 6 octobre 2022
Catégorie d'emploi :
Recherche et enseignement
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps plein temporaire
Niveau de scolarité :
DEC
Salaire :
41,164.00 $ - 47,483.00 $ Annuelle
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Montréal

Description de l’établissement

Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Ses 5 000 employés et ses 500 médecins, dentistes et pharmaciens œuvrent dans un milieu à la fois hautement innovant, où des connaissances sont générées et partagées au quotidien, et respectueux des personnes, plaçant le patient et sa famille au cœur de la pratique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada; il accueille chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

Description du poste

Description sommaire de la fonction

Sous l’autorité du conseiller cadre – ressources humaines et en étroite collaboration avec la responsable des affaires académiques et les autres membres de l’équipe des ressources humaines de la Direction du Centre de recherche, le titulaire du poste sera responsable du soutien administratif, clérical et en secrétariat des dossiers des étudiants et stagiaires du Centre de recherche du CHU Sainte-Justine. Il effectuera la collecte des documents nécessaires, la saisie des informations pertinentes dans les systèmes prévus à cet effet et assurera les suivis en découlant.
L’agent administratif sera sous la supervision immédiate du responsable des affaires académiques. Il devra connaître l’ensemble du processus d’ouverture et de modification des dossiers, et maintenir une étroite collaboration avec l’équipe de la gestion des dossiers de la Direction des ressources humaines et le service de la paie du CHUSJ afin de garantir un fonctionnement optimal du service.

Responsabilités

GESTION DE DOSSIERS
* Gérer le processus d'enregistrement des nouveaux étudiants et stagiaires : réception des demandes, transmission des documents à compléter et réception des documents requis pour l’ouverture du dossier;
* Procéder à l’ouverture des dossiers aux ressources humaines (Carte d’accès, code réseau, adresse courriel institutionnels, Chartmaxx, etc.);
* Assurer un suivi de la validité des documents (permis d’études ou de travail, NAS, etc.);
* Entretenir la base de données FRQ des étudiants afin de présenter des données cohérentes et à jour lors de la transmission des données officielles du FRQS en juillet de chaque année ;
* Faire le suivi des fins de bourses externes et des versements aux étudiants et assurer l’application de la politique de rémunération minimale;
* Gérer les demandes de changements de versements de bourses des chercheurs aux étudiants;
* Assurer la fermeture de dossier lors du départ de l'étudiant. Acheminer la liste périodique des départs aux différents intervenants concernés;
* Coordonner et assurer un suivi pour l’obtention des preuves d’inscription trimestrielle des étudiants dans les délais prévus et faire le lien avec son gestionnaire pour les candidats qui ne sont plus inscrits;
* Assurer un suivi de la répartition des bourses internes;
* Assurer un suivi des banques de vacances pour l’ensemble des employés;
* Effectuer des changements d’adresses.

IMMIGRATION ET CANDIDATS INTERNATIONAUX
* Soumettre les offres d’emploi via le portail web de l’IRCC et transmettre aux candidats l’information nécessaire à la soumission de leur demande de permis de travail;
* Référer les candidats aux ressources pertinentes en cas de questionnement sur la marche à suivre.

ÉVÈNEMENTS
* Participer, en collaboration avec le responsable aux affaires académiques, à l’organisation et au déroulement des différents événements en lien avec les affaires académiques (congrès, portes ouvertes, salons d’emplois, etc.);
* Pourrait avoir besoin de travailler en dehors des heures régulières de façon sporadique.

Qualifications requises
* Diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration et un minimum de 2 à 5 années d’expérience pertinente ou toute autre combinaison équivalente;
* Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit);
* Expérience antérieure dans un secteur académique, un atout;
* Connaissances avancées des logiciels de la suite Microsoft Office.

Aptitudes recherchées
* Excellentes capacités à gérer les priorités et à s’adapter à un environnement changeant ;
* Avoir un sens aigu de l’organisation, minutie et rigueur;
* Sens des responsabilités et faire preuve de jugement ;
* Capacité à travailler sous pression avec une charge de travail importante continue ;
* Dynamisme et habileté à travailler efficacement en équipe ;
* Excellentes habiletés de communication et sens aigu du service à la clientèle;
* Faire preuve d’intégrité et respecter la confidentialité.

Conditions d’emploi
Il s’agit d’un poste à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avec une période de probation d’un an. La rémunération varie entre 41 164$ et 47 483$ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.
Date prévue d’entrée en fonction : Immédiate

IMPORTANT : nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé." De plus, le candidat devra être adéquatement protégé contre la COVID-19 (vaccination obligatoire).

Si ce poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postulez en ligne : http://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Emplois-disponibles

Exigences requises

Qualifications requises
• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration et un minimum de 2 à 5 années d’expérience pertinente ou toute autre combinaison équivalente;
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit);
• Expérience antérieure dans un secteur académique, un atout;
• Connaissances avancées des logiciels de la suite Microsoft Office.

Aptitudes recherchées
• Excellentes capacités à gérer les priorités et à s’adapter à un environnement changeant ;
• Avoir un sens aigu de l’organisation, minutie et rigueur;
• Sens des responsabilités et faire preuve de jugement ;
• Capacité à travailler sous pression avec une charge de travail importante continue ;
• Dynamisme et habileté à travailler efficacement en équipe ;
• Excellentes habiletés de communication et sens aigu du service à la clientèle;
• Faire preuve d’intégrité et respecter la confidentialité.

Conditions d’emploi
Il s’agit d’un poste à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avec une période de probation d’un an. La rémunération varie entre 41 164$ et 47 483$ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.
Date prévue d’entrée en fonction : Immédiate

IMPORTANT : nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé." De plus, le candidat devra être adéquatement protégé contre la COVID-19 (vaccination obligatoire).

Si ce poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postulez en ligne : http://www.chusj.org/fr/Emplois-benevolat/Emplois-disponibles

Information additionnelle

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.