Job Description
Sous la responsabilité de la directrice générale adjointe des programmes sociaux et de réadaptation (DGA-PSR), la personne titulaire du poste assure le soutien professionnel nécessaire. Elle est responsable de la coordination et de l'exécution de l'ensemble des activités découlant des fonctions administratives qui lui sont dédiées, pour en assurer un fonctionnement optimal et efficace. Elle assume les travaux requis reliés aux diverses réunions et comités rattachés à la DGA-PSR. Elle voit à l'organisation de ces derniers, d'événements, d'activités de gestion, de communication, de relations publiques, à l'interne comme à l'externe, produit différents rapports, procès-verbaux, comptes rendus, tableaux de bord, en utilisant et maîtrisant les systèmes d'information mis à sa disposition. Dans la perspective de l'approche-clientèle et de l'amélioration continue des services, la personne titulaire a la préoccupation clientèle, connaît, anticipe et cherche à répondre aux besoins des clients internes et externes de la DGA-PSR. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne ressource pour son entourage dans son champ de compétences.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Assure le soutien administratif des activités de la direction générale adjointe et assiste les cadres supérieurs de la direction générale adjointe dans l'exercice de leurs fonctions ;
Coordonne l'ensemble des activités de secrétariat de la direction générale adjointe et de façon particulière en assistant le hors cadre dans ses activités quotidiennes ;
Assume une autorité fonctionnelle sur le personnel clérical de la direction générale adjointe, établit les priorités de travail et en contrôle la qualité ;
Autorise les vacances annuelles des cadres supérieurs de la direction générale adjointe, en concertation avec le hors cadre ;
Autorise les horaires de travail et les feuilles de temps des cadres supérieurs de la direction générale adjointe ;
S'assure du respect des normes graphiques et d'affichage de la direction générale adjointe ;
Voit à accroître l'efficacité du secrétariat de la direction générale adjointe et fait les recommandations appropriées au hors cadre ;
Assure le suivi approprié de certains dossiers à la demande du hors cadre ;
Accueille les visiteurs et leur assure une réponse ou un soutien approprié ;
Répond aux appels téléphoniques et leur assure une réponse ou un soutien approprié ;
Traite les demandes de références et de renseignements internes et externes ;
Établit et maintient de bonnes relations et une collaboration efficace avec les différentes directions ;
Établit et maintient de bonnes relations et une collaboration efficace avec l'ensemble des partenaires externes ;
Travaille en collaboration avec l'équipe de gestion de la direction générale adjointe ;
Établit et maintient un système de classement efficace des documents administratifs pour l'ensemble de la direction générale adjointe et selon le calendrier de conservation de l'établissement ;
Assure le maintien de ses compétences par des formations appropriées ;
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Exécute des travaux de nature complexe, notamment des analyses approfondies, relatifs au suivis des indicateurs de gestion pour l'ensemble des directions sous l'autorité de la direction générale adjointe ;
Exécute des analyses financières sommaires pour l'ensemble des directions sous l'autorité de la direction générale adjointe ;
Tient à jour l'agenda du hors cadre et fixe ses rendez-vous selon ses consignes ;
Dépouille le courrier et les courriels, en faire le tri par ordre de priorité et en assurer le suivi ;
Rédige la correspondance usuelle et les notes de service et les soumet au hors cadre pour approbation ;
Relit les projets de lettre et de documents du hors cadre et en assure la mise en page tenant compte des normes de présentation du CIUSSS ;
FORMATION ACADÉMIQUE :
Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration ou en sciences humaines et sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
FORMATION PRATIQUE :
Une année d'expérience en gestion financière acquise au cours des cinq dernières années;
Expérience dans le réseau de la santé un atout.
COMPÉTENCES, HABILETÉS ET APTITUDES REQUISES
Excellente connaissance du français parlé et écrit.
Maîtrise avancée des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Access)., et Microsoft 365 ainsi que des différents outils bureautiques et des moyens de communications usuels.
Excellent usage d'un logiciel de courrier électronique (Outlook ou Internet).
Habiletés interpersonnelles.
Capacité de déceler ou de résoudre la plupart des problèmes de nature opérationnelle ou administrative.
Capacité supérieure d'organisation et de gestion des priorités.
Excellentes habiletés de travail d'équipe et aptitude pour développer les compétences de ses collègues.
Capacité à travailler sous pression, de façon autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Aptitude supérieure de jugement, d'initiatives, du sens des responsabilités et de la confidentialité.
Compréhension des enjeux organisationnels.
