Job Description
Sous l’autorité du chef de service amélioration continue, la personne s’assure de structurer, recommander et supporter les diverses sphères d’activités couvrant le support opérationnel de sa direction. Ces sphères d’activités sont le service client, la formation, les analyses, la vigie, les audits, la standardisation et la gestion de base de données. Son rôle se veut principalement de mettre en place les outils, les bonnes pratiques et les lignes directrices entourant ces sphères d’activités, tout en s’assurant de porter assistance, résoudre, améliorer et créer les éléments requis à sa clientèle. À ce titre, elle travaille en étroite collaboration avec son supérieur immédiat, les spécialistes en procédés administratifs et les techniciens en administration du service, les chefs de service de la direction, les magasiniers, les agents administratifs, le personnel du service de l’approvisionnement ainsi que l’ensemble de la clientèle du CHUM pour tout besoin en approvisionnement et en logistique.
Élabore et recommande des normes, des méthodes, des outils et des systèmes administratifs dans l’objectif d’atteindre les bonnes pratiques et les procédures souhaitées pour l’ensemble de sa direction.
Participe à l’amélioration des procédures administratives et opérationnelles des services de sa direction. En collectant des données, en cartographiant les processus et en documentant les instructions de travail.
Participe à l’amélioration des systèmes d’information pilotés par sa direction, en définissant les besoins et les fonctionnalités requises.
Évalue les besoins de formation et de perfectionnement tant du personnel des services de sa direction que des autres services utilisateurs des systèmes. Coordonne l’élaboration des contenus de formation appropriés. Participe à certaines formations et contribue à transmettre ses connaissances aux autres formateurs désignés.
Mets en place et coordonne des vigies et des audits afin de s’assurer que les procédures et bonnes pratiques sont respectées sur le terrain. Fait les ajustements nécessaires en conséquent.
Produit des analyses de données à la demande de son supérieur immédiat, des autres chefs de service de sa direction ou à la demande des clients et émets ses recommandations en conséquent.
S’assure d’une standardisation des outils, des analyses, des pratiques et des procédures de sa direction.
Définis, recommande, instaure et veille à l’application des meilleures pratiques entourant la gestion des bases de données des différents systèmes d’information de sa direction.
S’assure en tout temps de la conformité et de la qualité des processus et flux informationnel transversaux de la direction.
Communique et transige avec d’autres services et diverses catégories de personnel à l’interne comme à l’externe de l’établissement (par exemple : fournisseurs);
Participe à l’amélioration continue en lien avec la prestation sécuritaire des soins et services aux patients.
Participe à différents comités où sa présence est requise ;
Assure le lien entre les révisions de processus en cours et les orientations de sa direction.
Répond au besoin, à toute autre demande particulière du supérieur immédiat et de ses représentants.
FORMATION ACADÉMIQUE ET EXPÉRIENCE :
Diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans une discipline appropriée.
EXPÉRIENCE
Minimum d’un (1) an d’expérience en lien avec les activités du service.
QUALIFICATIONS SPÉCIFIQUES
Grande connaissance d’un système de gestion des ressources matérielles.
Expertise en méthodes de gestion des stocks et d’approvisionnement au sein d’un environnement informatisé.
Savoir faire face à des échéanciers de réalisation qui peuvent être courts. Organiser et prioriser son travail et faire preuve de souplesse.
Agir avec jugement et tact dans ses contacts avec tous les intervenants de la chaîne logistique. Privilégier une philosophie de service axée sur le client.
Autonomie et initiative.
Habiletés de communication verbale et écrite.
Esprit d’analyse et de synthèse.
Les candidats inscrits seront soumis à un processus de sélection.
