Secrétaire de haute direction

Job Description

La personne titulaire du poste assiste un ou une directeur/directrice dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle de premier plan dans la gestion des dossiers au quotidien et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires internes et externes. Elle s'implique dans des dossiers d'enjeux différents.

Elle est responsable de la logistique des activités et assure les suivis requis. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées au service. Elle effectue toutes les tâches de bureautique et administratives connexes et celles de coordination.

Principales responsabilités

• Agit comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l'information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en s'assurant de la nature confidentielle de l'information à diffuser
• Gère la correspondance, prépare des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assure le suivi auprès des différentes ressources de sa direction, d'autres directions ou d'organismes externes
• Assiste aux réunions ciblées par son supérieur, fait la prise de notes directement sur un portable, rédige les comptes rendus et effectue les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés
• Peut rédiger un compte rendu à partir d'enregistrement ou de notes prises par un gestionnaire ou son supérieur
• Élabore des tableaux pour suivi, des graphiques et des présentations ou tout document administratif, à la demande de son supérieur
• Organise des visioconférences et assure l'organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d'équipement multimédia, présence d'un technicien, le cas échéant, documents, etc.)
• Assure la gestion de l'agenda du directeur et planifie les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres

Exigences

• DES et un Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport OU
• Une Attestation d'études collégiales (AEC) en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport auquel s'ajoute un minimum de trois ans d'expérience pertinente à titre d'agente administrative au sein d'une direction

Expérience

• Un minimum de 3 à 5 ans d'expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d'agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l'administration d'une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint). * Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement. Tous les candidats sont soumis à un processus de sélection.

• Maîtrise de la suite Office (Word et Excel niveau intermédiaire, PowerPoint) ainsi que Lotus Notes agenda

• Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française

• Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction (40 mots/minute), particulièrement le compte rendu et les procès-verbaux

• Connaissance de Visio, un atout

Les candidats seront soumis à des tests et à un comité de sélection.